Hoewel de besparingen die het bedrijfsleven kan behalen door over te stappen op een efficiënte wijze van factuuruitwisseling intussen gekend zijn, noteren we slechts een minimale toename van e-facturatie binnen het KMO landschap.

Uit onderzoek blijkt dat het merendeel van de KMO’s ten onrechte meent dat e-facturatie voor hen te duur zal zijn, dit in tegenstelling tot de grote ondernemingen die de meerwaarde al wel hebben ingezien én e-facturatie inzetten om kostenbesparend te werken.

Meerdere voordelen

Daardoor beperkt de KMO zich tot op vandaag meestal tot het verzenden van de minder efficiënte mailverzending met pdf. Deze verzendingswijze spaart uiteraard wel de postzegel en printkosten uit (die worden namelijk verlegd naar de klant die daar niet altijd mee opgezet is …), maar laat de overige voordelen van e-facturatie volledig onbenut. Denk maar aan het bieden van een toegevoegde waarde aan de klant en het verwerven van absolute zekerheid van ontvangst door de klant met snellere betalingen tot gevolg.

Bovendien zullen de fouten bij het overtypen van de betaalgegevens, alsook de risico’s op fraude aanzienlijk verminderen door over te stappen op e-facturatie. Het boekhoudkundige werk wordt erdoor vereenvoudigd, de fysieke opslagruimte sterk verminderd en het milieu ontzien. Ook kan de e-factuur indien nodig snel en eenvoudig teruggevonden worden. Met andere woorden : kostenbesparingen binnen elk bedrijf.

Snel en eenvoudig

Dat de implementatie van e-facturatie voor de KMO moeilijk zou zijn en gepaard zou gaan met grote investeringen is een ander misverstand. Er zijn al systemen op de markt die op korte termijn en op relatief eenvoudige wijze aan de KMO een tool ter beschikking stellen waardoor enerzijds aanzienlijke kosten kunnen worden bespaard op de verzending van e-facturen en anderzijds de opvolging van die e-facturen efficiënt kan worden beheerd ( inclusief tools als rating, scoring, klachtenbeheer, invordering). Bovendien wordt het advies omtrent de haalbaarheid en implementatie in bepaalde gevallen zelfs gesubsidieerd door de KMO-portefeuille. Met dergelijke systemen kunnen KMO’s op eigen kracht hun cashflowpositie op korte termijn verbeteren.

Het succesverhaal van de gratis dienst ZOOMIT ligt juist in het feit dat niemand nog data moet overtypen of facturen moet afprinten maar onmiddellijk, middels één muisklik, de e-factuur kan betalen vanuit zijn eigen vertrouwde bankomgeving. Het loont dus zeker de moeite voor een  KMO om de mogelijkheden voor e-facturatie te bekijken.