Die maar eens bekijken zeker? Ben je daar eindelijk klaar mee, word je meteen opgebeld. Vergadering over 10 minuten. 1,5 uur later schuif je weer aan je bureau, 12 nieuwe e-mails. Daar gaan we weer. En voor je het weet slaat de klok 18 uur. Wat waren die briljante ideeën nu ook weer?  

Een herkenbaar scenario?

De gemiddelde kenniswerker besteedt per werkdag 2,6 uur aan het beantwoorden van e-mails. Daarnaast is volgens 40% van de KMO-medewerkers overbodige administratie de voornaamste reden van productieverlies, maar ook inefficiënte vergaderingen, onduidelijke prioriteiten en complexe interne processen worden hinderlijk gevonden.

De oplossing? Een efficiënt 'time management', of het vermogen tijd zo effectief en productief mogelijk te besteden.

Je kunt beginnen met het doorvoeren van enkele simpele aanpassingen in je werkwijze, waardoor je je kostbare tijd nuttiger zal besteden. Enkele tips:
 

  • Laat je niet meetnappen: kijk uit voor meetings waar je ‘gegijzeld’ zit en waar jij noch je KMO baat bij heeft. Je verliest enkel kostbare tijd.
     
  • Vermijd uitstelgedrag: werk de kloof weg tussen het moment waarop je ergens aan wilt beginnen en het moment dat je er effectief aan begint. Psycholoog Clarry Lay noemt deze kloof het uitstelgedrag. Je stressniveau zal dalen en je werkt tegelijk aan een efficiënter time management en een betere prioriteitsbepaling.
     
  • Werk slimmer, niet sneller: time management draait om efficiënt werk, niet om snel werk. Focus op wat belangrijk is. Je voert beter iets minder taken uit die je veel opleveren in plaats van veel taken zonder grote meerwaarde.

De juiste software tool

Naast het nuttig besteden van je tijd, is een CRM-systeem onmisbaar, een allesomvattende software tool die meegroeit met je bedrijf en waarmee bijna al je administratieve taken uitgevoerd worden binnen één overzichtelijk systeem. Daarnaast beheert CRM je relaties met bestaande en potentiële klanten. Enkele voorbeelden van wat CRM betekenen kan:
 

  • Documenten zoals facturen en offertes worden automatisch gekoppeld aan je klanten.
     
  • Elke medewerker kan de juiste gegevens in een centrale databank raadplegen, realtime samenwerken wordt realiteit.
     
  • Enkel de voor jou zinvolle meetings worden weergegeven.
     
  • Automatische statistieken worden mogelijk waardoor je een eenvoudig inzicht krijgt in je bedrijfsactiviteiten, en waardoor je ook het risico op fouten verkleint.
     
  • Je houdt alle interacties met je cliënteel in één databank; zo kan je een meer gepersonaliseerde aanpak ontwikkelen.

Dit artikel was mogelijk dankzij de expertise van Teamleader.