Of is dat laatste iets wat je heden ten dagen binnen een witte-boordsomgeving  thuis doet en kom je enkel naar het werk om mekaar te ontmoeten? Moet gezien de vervaging tussen thuisplek en werkplek, de werkplek er dan ook ‘huiselijker’ uit zien?

Deze en vele andere daar aan gerelateerde factoren leiden vandaag tot hevige discussies aan diverse management tafels, waar voor- en tegenstanders zich uiten. In wat volgt proberen we de achterliggende dimensies te begrijpen en een zicht te geven op een aantal evoluties die zich voltrekken met betrekking tot de zoektocht naar het ‘slimme kantoor’.

  • Mobiliteit en het belang van arbeidsvoorwaarden.

    In de huidige mobiliteitscontext is het vreemd te zien dat we nog steeds met zovelen de avond- en ochtendspitsen trotseren om na een aantal uren aanschuiven, werk te gaan verrichten dat we net zo goed thuis hadden kunnen uitvoeren. Het recht op thuiswerk, is niet meer weg te denken uit ons arbeidsbestek, en sommige organisaties denken zelfs aan een plicht om medewerkers minstens één dag per week thuis te laten werken. Kantoorruimte wordt hierdoor tevens ingekrompen, en het fenomeen van de lege gangen (lees: nutteloze kantoorkosten) wordt hierdoor de kop ingedrukt.

    In employer branding campagnes wordt niet alleen met flexibele werkuren uitgepakt maar tevens met thuiswerk rechten en meer en meer wordt de ‘aangenaamheid’ van het kantoorgebouw in de kijker gezet. Work has to make people happy, en bij gevolg dienen we de kantooromgeving grondig onder handen te nemen; gezellige coffee corners, huiselijke keukenomgevingen hebben tot doel mensen met mekaar in dialoog te laten gaan, om elkaar echt te ontmoeten. Bij voorbaat in een kleurrijke omgeving met hier en daar een blaadje groen zodat inspanning en ontspanning mekaar naadloos kunnen afwisselen. Dit alles doorspekt met een 100% geconnecteerdheid,  kan het niet reëel dan op zijn minst toch virtueel.
     
  • Het balanceren tussen transparantie en privacy.

    In de Verenigde Staten zou heden ten dagen reeds 70% van de medewerkers in open spaces werken en is op 3 jaar tijd het aantal vierkante meters per medewerker gereduceerd van 68m2 tot 58m2. Is het een fact of en fad dat mensen liever werken in open spaces? En bovenal zijn ze dan meer productief?

    Door in open spaces te werken, creëren we meer transparantie en toegang tot real-time data, dit moet op zijn beurt leiden tot meer productieve en creatieve gedragingen van onze medewerkers, tot zover de theorie. Maar wat met het recht op privacy en de invloed daarvan op productiviteit.

    Bij het bestuderen van de privacy kijken we in principe naar twee dimensies, vooreerst ‘Information Control’ van de medewerker : het recht om je persoonlijke informatie te managen en te beschermen; waar ben je; met wie ben je; en wat deel ik op sociale media en wat houd ik voor me zelf. Ten tweede de ‘Stimulation Control’ van de medewerker: in welke mate heb ik impact op de prikkels die mijn concentratie kunnen verstoren en mij kunnen  afleiden; door lawaai, geluid, beweging, en zelfs het gevoel gezien te kunnen worden door anderen op gelijk welk moment, is voor sommigen een prikkel die storend kan werken. Uiteraard zijn er grote individuele verschillen wat betreft de beleving van ‘Stimulation control’, zo gaat de éne gestoord worden door radio muziek op de achtergrond en gaat de andere net oortjes dragen om op deze manier al luisterend naar zijn lievelingsmuziek, zichzelf te kunnen concentreren.

    Ondanks de opmars van de open spaces zien we in een aantal gevallen dat medewerkers grote inspanningen doen om hun private zone toch wat af te bakenen; planten, kasten en half-hoogte wanden zijn de ideale manier om die afgrenzing te verzekeren.  Tevens zijn ze echter een symptoom van een kantoorcultuur die niet voldoende duidelijk gedragen en gecommuniceerd werd binnen de organisatie. Open spaces en flex desks veronderstellen bovenal een mentaliteitswijziging, een doelgerichte visie op hoe we met mekaar samenwerken
     
  • Organisatiecultuur en gedragscodes.

    In die gevallen waarbij het doorvoeren van een nieuwe kantoorpolitiek als succesvol wordt beleefd, zien we dat ze vaak hand in hand gaat met een sterk begeleide organisatiecultuur-verandering, en waarbij men een soort nieuw werkgedrag tracht aan te leren aan de hand van gedragscodes, en dit zowel voor de reële samenwerking op kantoor als voor de virtuele samenwerking internationaal, of via satelietkantoren, of vanuit mijn thuisplek. “Moet ik business casual gekleed zijn achter mijn skype scherm thuis als de grote baas belt vanuit de US, of mag dat in mijn afgewassen T-shirt gebeuren?”; één van de vele vragen waarop men vanuit zulk een gedragscode aan medewerkers richtlijnen tracht te geven.

    In de meest succesvolle gevallen waarbij men flex desks heeft geïnstalleerd, gaat dit vaak gepaard met het afgrenzen van zones, waarbij de verschillende zones die gedefinieerd worden,  samenvallen met het type werk dat men dient te verrichten en de mate van concentratie die daar voor nodig is. Zo onderscheiden heel wat organisaties, ‘ontmoetingszones’ waar we mekaar formeel of informeel tegenkomen, van ‘collectieve werkplekken’ waar we samen in team werken of vergaderen. Daarnaast definieert men ‘individuele werkzones’ waar ik individueel kan werken, doch echter gestoord mag worden door collega’s. Finaal zijn de ‘bibliotheken’ ruimtes waar absoluut niet mag gesproken of gebeld worden, want daar willen we die zelfde medewerker naar toe loodsen als hij/zij zich volledig dient te concentreren en niet wenst afgeleid te worden. Op deze wijze verplaatst de werknemer zich  telkens in functie van het type werk dat hij/zij uitvoert doorheen een werkdag. De sociale behoefte (ik wil je tegenkomen) wordt hierbij afgewisseld met de concentratie behoefte (ik wil kunnen doorwerken).

    Sommige organisaties  herdefiniëren de werkplek tot een ‘ontmoetingsplek; brede gangen, gezellige ontmoetingshoeken en voor de rest veel vergaderzalen. Wil je geconcentreerd individueel werk verrichten, dan wordt je verondersteld om dit thuis te toen, naar het werk kom je om ‘samen-te-werken’.

    Nog een stap verder gaan organisaties met  gedragscodes als: ‘een meeting is geen excuus om naar het kantoor te komen,’ want dat kan veel efficiënter elektronisch ondersteund van thuis uit gebeuren. En dit zowel voor internationale meetings waardoor we reistijd en dito kosten beperken, maar tevens voor de meeting die ’s ochtends gepland staat om 9u in het hartje van Brussel.
     
  • De noodzaak van een vlekkeloze ICT ondersteuning.

    Naast de fysieke inrichting van het kantoor zien we dat een professionele ICT ondersteuning vaak de uitverkoren succesfactor is om tijd en ruimte te overbruggen. Een meeting met 5 mensen in een vergaderzaal en een zesde collega die van thuis uit participeert, is pas echt effectief als die laatste het gevoel heeft ‘mee in de meeting ‘ te zitten, zonder dat de 5 collega’s het gevoel hebben om ‘televisie’ te kijken als de thuiszitter tussenkomt. De kwaliteit van het beeld, de kwaliteit van de klank, het voldoende ingezoomd zijn, zijn geen details meer voor mensen die vaker virtueel dan reëel vergaderen en samenwerken. Het gepast inbedden van deze ICT infrastructuur binnen de huidige kantoorinrichting krijgt dan ook steeds meer aandacht.
     
  • Inspanning en ontspanning gaan hand in hand: welzijn op het werk.

    Een laatste beweging die we menen op te merken in de kantoormarkt wordt sterk ingegeven door het welzijnsdenken op het werk. Het sedentaire bestaan van heel wat kantoormedewerkers, met rug- en spierklachten als gevolg heeft aanleiding gegeven tot het aanschaffen van ergonomische stoelen, mobiele tafelhoogtes en aangepaste hulpmiddelen om op de juiste manier je toetsenbord te bedienen en naar je scherm te kijken. Kantoor-ergonomie zit weer in de lift, omdat meer en meer organisaties beseffen wat de kost is van ‘nalatig’ gedrag zowel aan werknemers als aan werkgeverszijde.

    Een gezonde geest in een gezond lichaam, is de lijfspreuk van die organisaties die nog een stapje verder gaan en de medewerker niet alleen willen laten werken op het kantoor, maar tevens de mogelijkheid willen aanbieden om zich actief te kunnen ontspannen of zelfs te kunnen sporten op de campus van het bedrijf. Bedrijven buiten de stadscentra die beschikken over ruimte gaan heel bewust fiets-, wandel- en/of looppaden aanleggen op hun campus om hiermee ook een signaal te geven aan hun medewerkers dat ze er belang aan hechten. Op deze manier wordt de werkplek een ‘leefplek’ waar in het beste geval de medewerker graag vertoeft. 

    Eén zaak is duidelijk de grens tussen de werkplek en de thuisplek vervaagt, en dit leidt dan ook tot het gevolg dat beide plekken sterker op mekaar gaan gelijken.