“Credit management is een interne activiteit en maakt deel uit van het Finance-team met een rechtstreekse rapportering naar de CFO. Vanuit het oogpunt van efficiëntie en core-business doen we voor het merendeel van de activiteiten binnen credit management echter een beroep op externe partners zoals handelsinformatiekantoren, dataproviders en uiteraard ook een incassokantoor”, vertelt Hans Verholen, credit controller bij HR-dienstengroep Acerta.

Belangrijke rol van ICT

“Vanaf een bepaalde kritische massa schakelen wij een incassokantoor in voor een duidelijk afgesproken, extern minnelijk incassotraject. Door kennis en ervaring kunnen zij immers grote aantallen vorderingen efficiënter behandelen dan wijzelf. ICT speelt een steeds belangrijkere rol bij onze dienstverlening.

Externe partners zullen in de toekomst dan ook moeten steeds voldoende performant kunnen blijven in verhouding tot de evolutie van onze ICT. Het gaat dan over de onderlinge communicatie tussen de systemen, automatische doorstortingen van hoofdsommen, kosten en intresten op factuurniveau, performantie van de webapplicaties en informatie op analytisch niveau zodat we onze eigen interne beheersinformatie verder kunnen ontwikkelen. In de loop der jaren hebben wij ondertussen een vertrouwensrelatie opgebouwd met ons incassokantoor.”

Evenwichtsoefening

“Bij een preventieve credit check, maar ook bij een curatieve check, is het cruciaal dat er steeds ruimte blijft voor uitzonderingen of voor een bijkomende en diepgaander kredietadvies door credit control omdat kredietwaardigheidinformatie in de eerste plaats een hulpmiddel is en geen exacte wetenschap. Kredietwaardigheidbeoordelingen zijn sowieso altijd delicate evenwichtsoefeningen.”

“Het inschakelen van een extern incassobureau zorgt voor een andere benadering van het credit management. Terwijl ons ‘contact’ met de klant voornamelijk beperkt blijft tot het versturen van facturen ressorteert de telefonische benadering van de externe partner in meer effect”, vertelt Frank Dillen, Afdelingshoofd Juridisch Beheer Exploitatie bij Eandis.

“De externe partner zit wanbetalers veel meer op de hielen. Als je op je GSM persoonlijk wordt aangesproken over het uitblijven van een betaling, dan ben je wellicht sneller geneigd om te reageren. Het verhoogt sowieso de druk op de wanbetaler.”

Kostenefficiëntie

“Wij hebben een ‘no cure – no pay’ overeenkomst met de externe partner: we hoeven enkel te betalen wanneer een factuur daadwerkelijk geïnd wordt. Voor beide partijen is dit een win-win situatie. Nog een gunstig gevolg van de inschakeling van een externe partij is de forse inkorting van de invorderingstermijn ten opzichte van het aantal gerechtelijke procedures. Gerechtelijke procedures vermijden we liever, ook al vanwege de hoge financiële kosten.

Bovenop de opdracht voor het innen van de facturen schakelen wij de externe partner ook nog sporadisch in bij nieuwe projecten. Op deze manier kunnen de eigen medewerkers zich verder concentreren op hun core-business taken. Het is overigens moeilijk aan te geven of het betaalgedrag van onze klanten al dan niet verbetert. Door de crisis zijn heel wat mensen in financiële problemen gekomen en dat vertaalt zich in een slechter betaalgedrag. Credit management vraagt daarom meer dan ooit onze aandacht.”