"Daardoor de kosten kunnen verlagen, de inkoop kunnen optimaliseren en dus kunnen besparen op kosten”, zegt Manon Taris, consultant bij Advia.

Om te vermijden dat er wel veel omzet wordt gedraaid maar weinig winst is het noodzakelijk dat elke business, elke business-unit en zelfs elk project binnen de organisatie de principes van cost-management toepast en doorstaat. Een belangrijke uitgavepost voor elke onderneming blijft het facturatie- en opvolgingsproces van openstaande facturen. Cost management toepassen binnen het credit management is dan ook geen overbodige luxe, en zeker niet in tijden waar de doorlooptijd tussen het verzenden van de factuur tot en met de betaling ervan, terug langer wordt.

E-facturatie

De mogelijkheden binnen credit management om kosten te besparen zijn groot: zowel de inkomende als de uitgaande facturen vormen vandaag een hoge kostenpost, zowel bij de verzender van de factuur als bij de ontvanger ervan. De verzender kan aan toegevoegde waarde winnen door zijn facturen op een meer efficiënte wijze te verzenden aan zijn klant die op zijn beurt de logistieke weg die de papieren factuur normaal aflegt, kan versnellen en vereenvoudigen. Zowel de verzender als de ontvanger winnen bij de overstap naar een elektronisch facturatieproces.

De verzender

De verzender bespaart direct op papier/enveloppen, print en postzegelkosten en de elektronische verzending garandeert  hem de ontvangst van de factuur bij de ontvanger. Eenmaal de betaling sneller binnenkomt, wordt er bovendien bespaard op administratieve taken als reconciliatie van betalingen, opvolging onbetaalde facturen, enz. omdat dit automatisch zal gebeuren zonder dat menselijke tussenkomsten nodig zijn.

De ontvanger

De ontvanger bespaart op zijn beurt eveneens op administratieve en zelfs logistieke kosten: de factuur komt steeds op de juiste dienst aan (al dan niet ter goedkeuring), overtypen van de facturatie-en betalingsgegevens wordt vermeden, en omdat de factuur een sneller doorloopproces kent – sneller betaald wordt - kan een extra korting bekomen worden.

“De mogelijkheden binnen credit management om kosten te besparen zijn groot: zowel de inkomende als de uitgaande facturen vormen vandaag een hoge kostenpost”

Email met pdf-factuur of ZOOMIT ?

Niet élke vorm van e-facturatie biedt de bovenvermelde voordelen voor de betrokken partijen: een email met pdf-factuur vervangt weliswaar de kostprijs van de postzegel en is ook sneller bij de ontvanger, maar daarmee zijn dan ook ineens alle voordelen opgesomd. Er is geen zekerheid van aflevering, een hoge kans op fraude (Nigeriaanse bendes) en voor de ontvanger verandert er helemaal niets ten opzichte van de papieren flow…

Een correcte kostenanalyse zal ertoe leiden dat mede afhankelijk van wie de facturen ontvangt, gekozen zal worden voor ZOOMIT-verzending  (idealiter B2C of B2B met relatief lage facturatie-frequentie) dan wel EDI (B2B met, gelet op het hoge ontwikkelings- en implementatiekosten, een continue aanhoudende hoge facturatie-frequentie).

Deze twee vormen bieden namelijk wel alle voordelen van e-facturatie : absolute veiligheid qua aflevering en factuurinhoud, foutloos omwille van de afwezigheid van menselijke interventie qua input en verwerking, snel, efficiënt en hoge toegevoegde waarde voor de klant/ontvanger. De absolute win-win voor alle partijen.